كيف تكون مديراً متميزاً

 كيف تكون مديرا متميزا ( ورشة عمل للمديرين )

 سلسلة مقالات حول مهارات المديرين ( من واقع ورش عمل تدريبية للمديرين ) أهداف هذه الدراسة بعد دراسة هذه المعلومات وتطبيق المهارات المذكورة في هذه الدراسة عمليا في مجال عملك كمدير تكون قادرا علي الأتي :

1-   الهدف العام :

صقل وتطوير المهارات التخطيطية للمديرين في جهات العمل الحكومية وغير الحكومية

2-  الأهداف المرحلية :

بنهاية  هذه الدراسة يكون المشارك  قادرا علي أن :

•  يحدد المقصود بالتخطيط   
•  يستنتج أهمية التخطيط في مجال عمله
•  يحدد أنواع التخطيط   
•  يشترك مع زملائه في تحديد مستويات التخطيط    
•  يحدد مراحل / خطوات وضع الخطط بطريقة علمية صحيحة   
•  أن يحدد أهم المهارات التخطيطية الواجب توافرها في المديرين ) 
•  يضع خطة للمرحلة القادمة في مجال عملة بالاشتراك مع زملائه.

محتويات موضوعات ورشة العمل

الجزء الأول :

‎            مفهوم التخطيط وأهميته

الجزء الثاني :              

‎            أنواع التخطيط ومستوياته

الجزء الثالث :

‎            مراحل وضع الخطة

الجزء الربع :

‎            المهارات التخطيطية للمدير  

الجزء الخامس:

‎               مبادئ التخطيط الجيد

‎               الإرشادات الواجب مراعاتها في التخطيط

الجزء الأول

مفهوم وأهمية التخطيط

1-  مقدمة :

غالبا ما يعدّ التخطيط الوظيفة الأولى من وظائف الإدارة، فهي القاعدة التي تقوم عليها الوظائف الإدارية الأخرى. والتخطيط عملية مستمرة تتضمن تحديد طريقة سير الأمور للإجابة عن الأسئلة مثل ماذا يجب أن نفعل، ومن يقوم به، وأين، ومتى، وكيف. بواسطة التخطيط سيمكنك إلى حد كبير كمدير من تحديد الأنشطة التنظيمية اللازمة لتحقيق الأهداف. مفهوم التخطيط العام يجيب على أربعة أسئلة هي:

1.  ماذا نريد أن نفعل؟

2.  أين نحن من ذلك الهدف الآن؟

3.  ما هي العوامل التي ستساعدنا أو ستعيقنا عن تحقيق الهدف؟

4.  ما هي البدائل المتاحة لدينا لتحقيق الهدف؟ وما هو البديل الأفضل؟ من خلال التخطيط ستحدد طرق سير الأمور التي سيقوم بها الأفراد، والإدارات، والمنظمة ككل لمدة أيام، وشهور، وحتى سنوات قادمة.

 ما هو التخطيط؟

التخطيط هو عملية تحديد واقع جهة العمل ، والأهداف التي تسعى إلى تحقيقها، والوسائل التي ستستخدمها لتحقيق تلك الأهداف. فالتخطيط عملية تأخذ بالاعتبار نقاط قوّة وضعف جهة العمل ، والفرص والمخاطر التي تحيط بها.

تعريفات أخري  :

التخطيط : هو وضع أهدافك في برنامج عملي قابل للتنفيذ ، ورسم صورة واضحة للمستقبل وتحديد الخطوات الفاعلة للوصول إلى هذه الصورة ، وكيف تتعامل مع الزمن وتختار الأوليات 0 وهو أمر لا يفعله إلا القليل ، والذي نفعله دائما أن عندنا مجموعة من النوايا والأفكار التي نرى أهميتها ومتابعتها وإنجازها 0 وقد نصل إلى تحقيقها وقد تصرفنا مشاغل الحياة التافهة عن إدراكها 0 فنعيش على هامش الحياة بأهداف وطموحات لا تجد طريقها إلى التحقيق والإنجاز فما نتحدث عنه هو عملية منظمة من الإمساك بزمام الذات  وتطويعها وتربيتها على التنظيم والدقة والمتابعة لتحقيق ما تصبوا إليه

التخطيط : هو أسلوب أو منهج يهدف إلي حصر الإمكانيات و الموارد المتوفرة ودراستها و تحديد إجراءات استغلالها لتحقيق أهداف مرجوة خلال فترة زمنية معينة

التخطيط :هو الاتجاه لشيء ما … لنظام ما …، ومن ثم العمل من أجل سير هذا النظام وإتباعه لذلك الاتجاه. والأنظمة لها مدخلات وعمليات ومخرجات ونتائج. ولنوضح أكثر، المدخلات للنظام تشمل المصادر كالمواد الأولية، والأموال، والتكنولوجيا، والجمهور وتمر هذه المدخلات في عملية يتم فيها ترتيبها وتنظيمها بدقة في اتجاه معين لكي يتم تحقيق الأهداف الموضوعة لهذا النظام، أما المخرجات فهي النتائج الملموسة الناتجة عن العمليات في النظام مثل المنتجات والخدمات المقدمة للزبائن، ويوجد نوع أخر نطلق عليه (  نواتج، محصلات)   فعلى سبيل المثال: توفير العمل للعمال، وتحسين مستوى حياة الفقراء، وهكذا الأنظمة قد تشمل المنظمة ككل أو أقسامها أو قد تكون الأنظمة على مستوى المجموعات أو العمليات وهكذا.

        أهمية التخطيط

1.  يساعدك على تحديد الاتجاه لأنه مبني على أهداف سبق لك أن حددتها ، فالأهداف الواضحة المتناغمة تقود إلى اتجاه ،و التخطيط يزيد  الاتجاه وضوحا.
2. تحديد الأهداف وطرق تحقيقها
3. تحقيق التوازن بين الموارد والاحتياجات
4. يعمل علي زيادة الكفاءة والفاعلية
5. ضمان وجود الرقابة والمتابعة المستمرة
6. تحديد الوقت والتكلفة لكل عملية
7. تطوير قاعدة البيئة التنظيمية حسب الأعمال التي يجب أن تنجز (الهيكل  التنظيمي). qتحديد المستويات القياسية في كل مرحلة وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيقنا للأهداف مما يمكننا من إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب
8. التخطيط يكشف لك الحقائق ويوضح لك الأمور فوجود برنامج زمني وأولويات مرتبة وخطوات محددة بتواريخ معينة يكشف لك كامل الحقائق عن أهدافك
9. التخطيط يجعلك مستعداً للخطوات القادمة
10. يجعلك تتخذ قرارات أفضل  

رابعا / لماذا لا نخطط

1-الجهل بالتخطيط وعدم معرفة أهميته في الحياة

2– عدم معرفة كيفية التخطيط: أي عدم توفر المهارات اللازمة لعمل ذلك

3- من الأسباب  عدم القناعة به والشعور بأنه مضيعة للوقت وانه عديم الفائدة وقيود تضعها على نفسك 0 ومشكلة هؤلاء عدم نظرتهم المتوازنة للتخطيط ، فهم أما يدخلون التخطيط بحماس مفرط أو بفتور مميت 0 عندما تضع الأهداف الكثيرة وتريد إنجازها في وقت قصير ثم تجد نفسك غير قادر على تحقيقها فيعود ذلك إلى الإحباط ، أما الفتور : يضع أهداف جيدة ولا يتابع 

4- عدم توفر الطموح وعدم التطلع الحثيث للأفضل والقناعة بالوضع الحالي أو الحالة الراهنة ، ومن يتهيب صعود الجبال. فهو دأب الشخصية الطموحة الفاعلة التي لا تقبل إلا بالأفضل 0   

5- الشعور بالضياع  فهناك الملايين من البشر يعيشون في هذه الحياة بلا أهداف واضحة وليس لهم اتجاه يضبط إيقاع تصرفاتهم ، فتجدهم يدورون في حلقات مفرغة  ويقعون ضحايا للأهواء والمصالح الآنية وغبش الرؤية .

6- الاستسلام للأمور العاجلة والغرق في تفاصيلها وجعلها كل شئ في الحياة وعدم التفريق بين المهم والاهم ، وعندما نبني حياتنا على العمل من اجل المهم والاهم نستطيع أن نخطط ونحقق ما نصبوا إليه والجهد المصروف للأمور العاجلة والطارئة تجعلك دائماً تحت مبادرة الآخرين وتحت أولياتهم فلا تكن حياتنا كلها استجابة للطوارئ ونسيان المهم والاهم

7- الخوف من المجهول والركون إلى المعلوم ، فعملية التخطيط تحتاج إلى التخيل والتصور واستشراف المستقبل وصورته وما يجب أن يكون ، والحقيقة أن التخطيط لا يخلو من عنصر المخاطرة ، ولكن ليس هناك بديلاً عنه ذلك أن النجاح مرتبط بالخطوة التالية إلى الأمام ، وإذا لم تأخذ هذه الخطوة بما فيها من غموض أحيانا فانك لا تستطيع أن تتقدم  تتقدتتقدم                                                                                                                                                                                                                            

الجزء الثاني

أنواع التخطيط ومستوياته

أولا : يمكن تصنيف أنواع التخطيط إلي عدة أنواع مختلفة طبقا لما يلي :

1-         من حيث الفترة الزمنية

• تخطيط قصير الأجل ( لمدة عام )
•  تخطيط متوسط الأجل ( حتى خمس سنوات )
• ‎ تخطيط طويل الأجل ( أكثر من خمس سنوات )

1. من حيث منهجية وأسلوب التخطيط

    

   • تخطيط تشغيلي ( تنفيذي): يستخدم المدير التخطيط التنفيذي لإنجاز مهام ومسؤوليات عمله. ويمكن أن تستخدم مرة واحدة أو عدة مرات. الخطط ذات الاستخدام الواحد تطبق على الأنشطة التي تتكرر. كمثال على الخطط ذات الاستخدام الواحد خطة الموازنة. أما أمثلة الخطط مستمرة الاستخدام فهي خطط السياسات والإجراءات
   • ‎  تخطيط تكتيكي :  يركز التخطيط التكتيكي على تنفيذ الأنشطة المحددة في الخطط الإستراتيجية.  هذه الخطط تهتم بما يجب أن تقوم به كل وحدة من المستوى الأدنى، وكيفية القيام به، ومن سيكون مسئولا عن إنجازه. التخطيط التكتيكي ضروري جدا لتحقيق التخطيط الاستراتيجي. المدى الزمني لهذه الخطط أقصر من مدى الخطط الإستراتيجية، كما أنها تركز على الأنشطة القريبة التي يجب إنجازها لتحقيق الاستراتيجيات العامة للمنظمة.
   • تخطيط استراتيجي: يهتم  التخطيط الاستراتيجي بالشؤون العامة للمنظمة ككل. ويبدأ التخطيط الإستراتيجي ويوجّه من قبل المستوى الإداري الأعلى ولكن جميع المستويات الإدارة يجب أن تشارك فيها لكي تعمل.

• وغاية التخطيط الاستراتيجي هي:

1.  إيجاد خطة عامة طويلة المدى تبين المهام والمسؤوليات للمنظمة ككل.

2.  إيجاد مشاركة متعددة المستويات في العملية التخطيطية.

3.  تطوير المنظمة من حيث تآلف خطط الوحدات الفرعية مع بعضها البعض.

 3-         من حيث طبيعة العمل والأنشطة التي تقوم بها جهة العمل

• تخطيط مالي
• تخطيط إداري
• تخطيط فني
• تخطيط التدريبات
• تخطيط القوى العاملة والوظائف

ثانيا : مستويات التخطيط

1-         علي المستوي العام

• علي المستوي القومي
• علي المستوي الإقليمي
• علي المستوي المحلي

2-         في نطاق العمل

• علي مستوي الوزارة
• علي مستوي المديرية
• علي مستوي الإدارة

علي مستوي مصلحة العمل

• التخطيط بالمشاركة
•  مفهوم التخطيط بالمشاركة :

أسلوب التخطيط بالمشاركة هو أسلوب يضمن مشاركة ومساعدة وتعاون كلا المنفذين والمرتبطين بالخطة ويكون لديهم دراية ومعلومات عن كل محتويات الخطة وأهدافها بما يسهل ذلك عملية تنفيذ الخطة بنجاح دون عقبات . علي عكس أن يقوم شخص بوضع خطة دون أن يعلم أو يشارك الأفراد المسئولين عن تنفيذها في الأعداد والتخطيط حيث يسبب ذلك مشكلات واعتراضات كثيرة علي تنفيذ الخطة .

أهمية التخطيط بالمشاركة :

• إنها وسيلة للحصول علي المعلومات حول الاحتياجات والاتجاهات المطلوبة للعمل
• الناس أكثر قابلية للاتزان نحو خطة أو برنامج او مشروع شاركوا  في إعداده حيث سيكونون أكثر قابلية للارتباط به والنظر إليها علي أنها خطتهم ومن الضروري الحصول علي هذا الالتزام من اجل ضمان قبول الخطة والأخذ بها وتنفيذها.
• لمشاركة الشعبية من المبادئ والحقوق الأساسية لضمان نجاح أي مبادرات  

• المشاركة في التخطيط تضمن التنوع والابتكار في محتويات الخطة
• المشاركة في التخطيط تجعل القرارات أفضل
• أخري

الجزء الثالث

مراحل التخطيط

1. تحديد ووضع الأهداف

وتبدأ عملية التخطيط بتحديد الأهداف تحديدا واضحا خلال فترة زمنية محددة مع وضع مؤشرات لقياس هذه الأهداف ووضع خطوات تنفيذ هذه الأهداف والمسئول عنها كذلك العقبات المتوقعة وخطط مواجهتها 

صياغة الأهداف

أولا : الهدف العام ( الهدف النهائي ) 

هو الغاية المراد تحقيقها أو الحالة الايجابية المراد الوصول إليها في النهاية               مواصفات الهدف العام  :  

1. يمكن قياسه ( قابل للقياس )
2. محدد وواضح
3. قابل للتنفيذ والتطبيق 
4. أن يكون مرتبطا بأهداف المؤسسة أو الجهة العمل ولا يتعارض معها
5. أن يكون واقعيا وعمليا ويمكن الوصول إليه من خلال الموارد المتاحة
6. محدد بوقت
7. مناسب وملائم

مثال:

تخفيض نسبة أمية الفتيات بمحافظة المنيا  لعدد3000  فتاة من الفتيات  المتسربات من التعليم في الفئة العمرية من 8 – 14 سنة في محافظة س وذلك بنهاية عام 2005 

           ثانيا: الأهداف الخاصة ( المحددة أو الفرعية ) تعريف الأهداف المحددة:

 هي نتائج مستهدفة قصيرة المدى وضعت لتحقيق الهدف العام وللتحرك نحو هذا الهدف وهي مستويات أداء محددة قصيرة المدى يتم الوصول إليها من خلال سلسلة من الأنشطة أو المهام لذلك فان الأهداف المحددة فهي نتيجة محددة أو ناتج يتم الحصول عليها خلال فترة زمنية .

• وتعتبر الأهداف المحددة هي التي تساهم في الوصول للهدف النهائي أي تحقيق الأهداف المحددة سوف يساهم في تحقيق الهدف النهائي أو العام صياغة الأهداف الخاصة أو المحددة تصاغ الأهداف المحددة بنفس طريقة وصياغة الهدف العام بناء علي مقومات كل هدف محدد

1-   يصاغ الهدف المحدد كنتيجة : ويجب أن نصف النتيجة التي نريد أن نصل

إليها وليس أسلوب تحقيق هذه النتيجة

2-  يكتب الهدف في صورة قابلة للقياس : بمعني أن يوضح الهدف( من – أين – متي – كم- إلي أي درجة يمكن بها التغيير )

3-  وضوح الهدف يجب أن يفهمه كل من يقراه

4- أن يكون واقعي بمعني أن يكون حسب إمكانيات المؤسسة أو جهة العمل التي

نعمل بها

5-  يجب أن يركز الهدف علي النقاط المراد تغييرها                                                                                      

تذكر أن صياغة الهدف المحدد لابد أن يشتمل علي :

1- من : الفئة المستهدفة

2- أين: مكان حدوث المشكلة / الاحتياج

3- متي : الزمن المحدد لإنجاز هذه المهمة

4- كم : عدد المتأثرين بالمشكلة / الاحتياجات

5- التغيير : المراد الوصول إليه ( الحالة السلبية أو الاحتياج المراد تغييره أو تلبيته ) الهدف المحدد يركز علي السلوك المراد تغييره

 أمثلة للأهداف المحددة :

• إلحاق عدد 1000 فتاة من الفتيات من سن 8- 14 سنة بمدارس الفصل الواحد بمحافظة س وذلك بنهاية أكتوبر 2004 
• أن يجتاز بنجاح  عدد 1000 فتاة من الفتيات من سن 8- 14 سنة بمدارس الفصل الواحد بمحافظة س  امتحانات أخر العام وذلك بنهاية شهر يونيه 2005

 2–   وضع الاستراتيجيات للوصول إلي الأهداف

   مفهوم الإستراتيجية

إن كلمة الإستراتيجية تشير إلي الطرق المختارة للتحرك نحو تحقيق الهدف لو نظرنا إلي خطة عمل المنظمة لتحقيق مهمتها علي إنها رحلة فان الإستراتيجية تكون هي الطريق الذي تسير فيه للوصول لتلك المحطة وعلي هذا فان الإستراتيجية هي الطريق أو الطرق التي سنستخدمها للوصول إلي حيث نريد .أو بمعني أخر هي الاتجاهات العامة  التي نسير فيها والتي تساعد علي تحقيق الأهداف الموضوعة

• زيادة المشاركة المجتمعية من أعضاء المجتمع  
• تفعيل دور المرأة في تبني قضية تعليم الفتيات بالمجتمعات 

 3-   وضع خطة العمل ( الأنشطة وخطوات العمل / التدخلات ) 

  خطة العمل   :

هي جملة التدابير التي تم صياغتها والاتفاق عليها من اجل تحقيق وتنفيذ

مشروع ما في المجتمع                                 

• ويتم وضع الخطة بعد تحديد الأهداف العامة والأهداف المحددة والاستراتيجيات والخطة توضح وتبين الأنشطة التي سيتم القيام بها والزمن الذي ستستغرقه  والمسئول عن تنفيذ الأنشطة والمؤشرات الدالة علي تنفيذها   

أهمية خطة العمل:

 تضع الخطوات الإجرائية والنشاطات في إطار زمني واضح وبالتالي يمكن التعرف عليها بسهولة, كما أنها تساعد على متابعة المشروع أثناء التحضير والتنفيذ.  يجب أنت تكون خطة العمل مرنة وقابلة للتكيف مع التغيرات التي قد تطرأ عند تنفيذ المشروع.

خطوات وضع الخطة :

1- الهدف

2- الأنشطة أو خطوات العمل

3- المسئول

4- تاريخ التنفيذ

5- المؤشرات

6- ملاحظات

نموذج لخطة عمل :

ملاحظات المسئول/  تاريخ التنفيذ الأنشطة أو خطوات العمل   الأهداف المحددة

تعريف النشاط :  هو عبارة عن فعل معين أو مجموعة من الأفعال ومدخل معين أو مجموعة من المدخلات سوف يتم تنفيذها للوصول إلي الأهداف الموضوعة

إرشادات عند وضع خطة العمل  :

• حدد ما هي الأنشطة المطلوبة والتي تساعد علي تحقيق الهدف
• قم بصياغة الأنشطة في شكل ترتيب منطقي وبصورة إجرائية أو تنفيذية
• حدد إطار زمني لتنفيذ كل نشاط
• قم بتحديد ما هو الشخص المسئول عن تنفيذ كل نشاط
• حدد ما هي الأدوات والخامات والتسهيلات المطلوبة من اجل انجاز النشاط
• قرر الميزانية اللازمة لتنفيذ كل نشاط

الجزء الربع

أهم المهارات التخطيطية للمدير

وتتمثل أهم هذه المهارات في الآتي :-

1- مهارة التخطيط للمعلومات .

2- مهارات التخطيط الاستراتيجي .

3- مهارة التخطيط للإثراء الوظيفي .

4- مهارة تخطيط الوقت .

5- مهارة التخطيط للتفاوض .

6- مهارة التخطيط للتفويض .

7- مهارة التخطيط للاجتماعات .

8- مهارة التخطيط للتغيير .

9- مهارة التخطيط لمواجهة الضغوط .

10-      مهارة التخطيط لتنمية روح الالتزام والإبداع . 

• هناك مجموعة من المهارات التخطيطية الأساسية اللازم توافرها في المدير الفعال , وقد يبدو من الصعب توافر مثل هذه المهارات جميعا في شخص واحد ولكن الواقع العملي اثبت انه يمكن اكتساب هذه المهارات إذا كان هناك دافعا قويا لدي الشخص( المدير ) علي اكتسابها وظروف بيئية مواتية لاكتسابها وخطة واضحة وجدول زمني وطرق وأساليب مناسبة لصقلها وتطويرها .

تمرين  للمناقشة والحوار :

وضح  طبيعة كل مهارة من المهارات السابقة ثم حدد مدي أهمية كل منها . حتى يصبح المدير فعالا ؟

وفيما يلي أهم المهارات التخطيطية التي يجب أن تتوافر في مدير القسم أو المسئول في  قسم ما في جهة العمل :

أولا:  مهارة التخطيط للمعلومات :-

حيث يعتبر تدفق المعلومات هو أساس نشأة وبقاء المنظمات المعاصرة , شانها في ذلك شان تدفق الدم في جسم الإنسان كضرورة للحياة .

ولما كانت حاجة المدير إلى معلومات تعد أمرا حتميا لا خلاف علية وذلك لاستخدامها في عملية اتخاذ القرارات , فان هذا يتطلب تصميم نظام متقدم لجمع وتشغيل وتجهيز وإنتاج المعلومات لكافة المستويات الإدارية .وهذا يدعو إلى تنمية قدراته في المجالات التالية :_

• تحديد نوعية القرارات اللازم اتخاذها ويشكل دقيق .
• تحديد نوعية المعلومات اللازم توافرها لاتخاذ القرارات السابق تحديدها.
• تحديد الشكل والطريقة التي يفضلها في عرض المعلومات المطلوبة .
• كيفية توظيف المعلومات بأقصى كفاءة ممكنة , بما يحقق الهدف من الحصول عليها أيهما أفضل : معلومات وفيرة في ظل مهارة تخطيطية منخفضة . أم معلومات محدودة نسبيا قي ظل مهارة تخطيطية عالية ولماذا

ثانيا :   مهارة التخطيط للإثراء الوظيفي :

حيث يسهم الإثراء الوظيفي في تغيير تصميم الوظيفة بما يقضي علي رتابة وروتينية العمل وبالتالي إمكانية زيادة الإنتاجية ورضاء العاملين وذلك من خلال الآتي :-

• أحداث نوع من التحدي في الأنشطة الداخلة في نطاق الوظيفة .
• توفير نوع من التحدي والصعوبة وتحمل المسئولية المباشرة عن النتائج المحققة في العمل .

• إتاحة الفرصة للعامل لان يؤدي جانبا من العمل بأكمله بهدف الوصول إلى نتائج ملموسة في العمل .  وهذا يتطلب من المدير مهارات وقدرات تخطيطية عالية في المجالات التالية:-
•  التحديد الدقيق للهدف من برنامج الإثراء الوظيفي والذي يتبلور أساسا في تحقيق المصلحة المشتركة لكل من جهة العمل  والعاملين ( تحقيق الأهداف ونتائج العمل بالجودة والنتيجة المطلوبة  ورضاء العاملين ) .
• الفحص الدقيق لطبيعة الوظائف التي توجد علي الهيكل التنظيمي .
• دراسة قدرات العاملين ودوافعهم ومستويات طموحهم .
• قياس درجة استعداد العاملين وقدرة كل منهم علي التعلم
•  التقييم الشامل للعوامل المكملة للإثراء الوظيفي مثل الحوافز والاتصالات وظروف العمل اللامان والسلامة المهنية .  أن توافر مثل هذه المهارات التخطيطية لدي المدير يفيد إلى حد كبير في وضع خطة متكاملة للإثراء الوظيفي

 .  ثالثا :  مهارات التخطيط الاستراتيجي :

حيث يساعد التخطيط الاستراتيجي المنظمات المعاصرة في تحقيق نمو مؤسسي ، ويجعل القسم أو جهة العمل متطورة سواء في الأنظمة أو السياسات والتعليمات أو الطرق التي تستخدمها المؤسسة في العمل .  وذلك إذا ما توافرت  لدي  مدير  ما المهارات المناسبة لتصميم وتشغيل ومتابعة نظام التخطيط الاستراتيجي ، نظراً لأن هذا النوع من التخطيط يمثل أحد الأركان الأساسية في الفكر الإداري الحديث ، والذي يوفر القاعدة الصلبة لإقامة البناء الإداري المناسب لجهات العمل أو المؤسسات  في عالم اليوم .  كيفية وضع الخطط الإستراتيجية  في جهات العمل :

• قد يجادل البعض أن المؤسسات غير ربحية الحديثة كان يجب عليها أن تخطط قبل أن نبدأ, ولكن الكثير من المؤسسات لا تفعل ذلك – على الأقل ليس على الورق إن اتخاذ القرار لبدء عمل غير ربحي يشمل الكثير من الاعتبارات الضرورية لعمل خطة رسمية ونقل هذه الأفكار من رأسك إلى الورق ضروري جداً .
• أما جهات وأقسام العمل , يلزمها خطة إستراتيجية تشمل خريطة للمدى البعيد حول كيفية الانتقال من الوضع الحالي إلى الوضع الذي تريد أن تصل إليه.  ولأن الخطة الإستراتيجية تشمل الفعاليات على مدى عدة سنوات, فيجب أن يتم تعديلها مع مرور الوقت لأنه قد يكون فيها افتراضات تجعل من المستحيل تحقيقها .
• الخطة الإستراتيجية يجب أن تكون لمدة 3 سنوات أو أكثر ويجب أيضا أن تحتوي العناصر التالية: 

1.  بيان الرسالة, وهي السبب الذي لأجله أنشأت مؤسسة غير الربحية وهي تصف أيضاً ما الأعمال التي تقوم بها.

2.  بيان الرؤية, وهي تمثل ما تأمل أن تكونه في المستقبل, وهذا البيان يمثل الحافز لهيئة المشرفين وللطاقم والمتطوعين والمتبرعين .

3.  القيم التي على أساسها ستنفذ المؤسسة عملياتها ومع أنه قد يكون هدفك نبيل ورؤيتك أصلية إلا أنه كيف تحقق ذلك أمر مهم أيضاً لأنه عادة ما يكشف نوعيه مؤسستك.

4.  تقييم ووصف للحاجات التي تأمل أن تسددها من خلال عملك الغير ربحي فعملية تحديد الحاجات والمشاكـل التي سوف تحلها يساعدك في ترقيه عملك وجعله جذاباً للمتبرعين الذين يرغبون بالمساعدة.

5.  أهدافك . فعندما تحاول أن تسدد حاجات المجتمع أو حل مشاكله يجب أن تعين ما هو الحد الذي تأمل أن تصل إليه في عملك.

6.  وصف لحالة المؤسسة وما هي عليه (تقيم مؤسسي) فلكي تعرف أين أنت ذاهب يجب عليك أن تعرف أين أنت الآن. فالتقييم يكشف نقاط القوة ونقاط الضعف في مؤسستك وبالتالي تستطيع التركيز على مجلات معينة لتحسينها.

7.  الاستراتيجيات التي ستستخدمها لتحقيق الأهداف الموصفة أعلاه لتحقيق الرؤية التي تريد المؤسسة أن تصل إليها فهذه الإستراتيجية تعبر عن الوسائل التي ستستخدمها مع الأخذ بعين الاعتبار الالتزام بالقيم التي تملكها.

• وعلى الرغم من أن الخطة الإستراتيجية طويلة المدى مهمة, إلا أنها يجب أن تنقسم إلى أقسام محددة وقابلة للتحقيق والقياس وذلك من أجل الفعالية والتوفير فمن السهل أن تحلم (وعادة ما يكون هنا هو أساس الخطة الإستراتيجية) إلا أنه أصعب بكثير أن تواجه الحقيقة (التي تنفذ عادة من خلال خطة سنوية.

الخطة السنوية.

• لماذا الخطة السنوية؟ الأشياء تتغير مع الزمن, والسنة هي فترة زمنية معقولة لا يجب أن يكون فيها تغيرات مهمة مفاجئة تؤثر على المؤسسة. الخطة السنوية تكون صعبة لأنها تطرق أهداف محددة وهذه الأهداف يتم تحقيقها من خلال أعمال تتوجب وضع مسؤولية محددة على أعضاء القسم .
• يجب أن يكون التخطيط عملية شاملة تستمد مدخلاتها من كل شخص شارك داخل أو خارج جهة العمل . كلما زاد انخراط الناس في العمل، يزداد لديهم حس المسؤولية ويصبحون أكثر قابلية للتغير. وعلى الرغم من أن التغيير قد يسبب الخوف إلا أنه يمكن أن يخلق روحا جديدة وحماس للعمل  . كثيراً ما يكتشف الناس أن حماسهم للعمل يجعلهم يشعرون بإشباع وإرضاء أكبر في عملهم لذلك ابدأ مباشرة بخطتك الجديدة أو نفض الغبار عن تلك الموجودة على الرف. واطلب من الناس أن ينغمسوا وينخرطوا في عملهم ووزع عليهم المسؤوليات ومن ثم استمتع بإحياء قسمك أو إدارة عملك  مرة أخرى وبالتقدم والتطور أيضا في مهامها.
• وهذا بدوره يفرض علي المدير العصري الفعال ، أن يكون ذو مهارات وقدرات متزايدة في المجالات الآتية :-تحليل الموقف الخارجي والداخلي  لإدارة أو جهة العمل   :-
• التحليل الاقتصادي العام ( الدولي / القومي / الإقليمي)
• تحليل الاتجاهات الحالية والمستقبلية   .
• تحليل الإمكانيات والوسائل المتاحة وكيفية استغلالها الاستغلال الأمثل
•  تحليل هيكل القوي البشرية وكفاءتها ومدي كفايتها للعمل

رابعا : مهارة تخطيط الوقت :

• حيث يشكو الغالبية العظمي من المديرين من عدم توفر الوقت الكافي أمامهم لإنجاز أعمالهم علي النحو الذي يرتضونه . ويرجع ذلك أساسا إلي من جانب بعضهم إلي الوقت علي انه قيد دون النظر إليه انه مورد . كما يرجع إلي قصور في تحقيق التنمية الذاتية لدي البعض الأخر منهم , وأخيرا يرجع إلي سوء التخطيط للوقت من جانب البعض الأخر منهم .  ولما كان تخطيط  الوقت كمورد يعتبر أكثر عناصر الإشراف التي يكثر التحدث عنها , ويقل العمل بها , فانه يجب علي المدير تنمية مهارة تخطيط الوقت لديه في المجالات الآتية :
• التحديد الدقيق للأنشطة الواجب تأديتها في سبيل تحقيق الأهداف
• التحديد الدقيق للوقت الذي يستغرقه كل نشاط من الأنشطة السابقة
• التحديد الدقيق للأولويات من الأنشطة السابقة , في حالة التغيير الطارئ  في خطة العمل
• وضع موازنة دقيقة للوقت والإعداد الكافي لضمان الالتزام بها وهي الجدولة الدقيقة والمرنة للأنشطة ومجالات العمل

المبادئ المتعلقة بتخطيط الوقت:

التخطيط هو اختيار من بين البدائل المتاحة. وتخطيط استخدام وقت الفرد يتضمن أن يعرف كيف يستخدم حالياً، ثم يقرر كيف يجب استخدامه، ويحدد استخدامه المناسب بالطريقة التي يرغبها، لكن كيف يستخدم الوقت حاليا؟ إن معظم الناس لا يعرفون ما الذي يشغل وقتهم، واقترح بعض المفكرين طريقتين لمعرفة أين يذهب وقتهم: احتفظ بمذكرة مواعيد أو اطلب من شخص آخر أن يلاحظ الوقت ويدون نشاطات العمل.

1-  مبدأ تحليل الوقت:

تحليل الوقت من متطلبات إدارة الوقت. من الضروري، كأساس لهذا التحليل الاحتفاظ بجدول يومي للنشاطات لتسجيلها عبر فترات من 15 إلى 30 دقيقة ولمدة أسبوعين متتاليين.

• إذا لم يفهم المدير كيف يصرف وقته عادة فلن يتمكن من الاختيار من بين الطرق البديلة لاستخدامه. ينبغي عليه أولاً أن يحدد كيف يصرف وقته حاليا وذلك باستخدام الإجراء الشائع والمقبول وهو تحليل استخدام الفرد للوقت بواسطة البيانات التي تجمع عبر فترة من الوقت. هذا هو أول مبدأ في التخطيط ويسمى مبدأ تحليل الوقت.
• إن أساس تحلي الوقت يتخذ عادة شكل جدول يكتب فيه الفرد نشاطاته اليومية وتسجل مع أوقاتها. ينبغي تقسيم وقت المدير اليومي إلى فترات كل فترة 15 دقيقة حتى تستوعب كل الوقت المستخدم. بعد تسجيل كاف يجعل المدير قادرا على معرفة إن كان هناك أي اتجاه أو نمط في نشاطاته اليومية، يمكن القيام بعملية التحليل. عند القيام بالتحليل يجد المدير أن وقتاً كبيراً قد ضاع منه أو لم يحسب حسابه أصلاً بسبب التأجيل أو المقاطعات أو عدم وجود خطة أو أي سبب آخر.

2- مبدأ التخطيط اليومي:

من الضروري القيام بالتخطيط اليومي بعد انتهاء عمل اليوم أو قبل ابتداء العمل في اليوم التالي، بحيث يتلاءم مع الأهداف القصيرة الأجل ومع المهمات، وذلك من اجل الاستفادة الفعالة من الوقت الشخصي.  إن التخطيط غير الملائم هو السبب الأساسي للإدارة السيئة للوقت. فالتخطيط الفعال سيقضي على مشكلة تضييع الوقت، والتوصيات لإعداد الخطط تأخذ أشكالاً مختلفة. فمعظم الكتاب يتفقون على أن الخطط ينبغي أن تعد يوميا، وان تتألف من قائمة من الأعمال وجدول زمني لإنجازها، ويبدو أن عند تحديد الخطة اليومية يجب ترتيب الأولويات للقيام بالعمل المقرر. وعليه\" حدد الأولويات واتبع قراراتك التي اتخذتها في ذلك"

3- مبدأ تخصيص الوقت حسب الأولوية:

يجب تخصيص الوقت المتوافر في يوم العمل لإنجاز تلك الأعمال التي تعتبر ذات أولوية عالية.  المبدأ الثالث من مبادئ التخطيط فهو تخصيص الوقت حسب الأولوية. ونقوم بذلك بعد أن نكتب الأعمال المطلوب القيام بها في الخطة اليومية، وذلك حسب أولويتها وتخصيص الوقت المتاح لإنجازها.

• إن طريقة تحديد الأولويات قد درست بشمول بواسطة المفكرين الذين اقترحوا تصنيف مهمات العمل بثلاث طرق تساعد في الوصول إلى تحديد الأولويات. تعتمد طريقته على ظاهرة إن الأشياء التي نعتبرها ملحة ليست دائما مهمة.
• والأشياء المهمة ليست دائما ملحة. وقد أوصى بان تصنف الأعمال حسب إلحاحها وضرورتها وذلك باستخدام مقياس يتدرج من \" مُلح جدا\" ألي \" غير مُلح\" ومن ثم يعاد تصنيفها حسب أهميتها على مقياس يتدرج من \" مهم جدا\" إلى \" مهم\". أما التصنيف الثالث فقد أوصى بتحديد الأعمال التي يمكن تفويضها للغير وتلك التي لا يمكن تفويضها. من الواضح إذن إن أكثر الأعمال أولوية هي تلك التي لا يمكن تفويضها وملحة وفي نفس الوقت على درجة عالية من الأهمية.

1.  مبدأ المرونة:
2. يجب أن تكون المرونة من الأمور الرئيسية التي تؤخذ في الاعتبار عند اختيار الخطط فيما يتعلق باستخدام الوقت الشخصي، أي انه يجب إلا يتم الإفراط أو التقليل من الوقت المطلوب.
3. وعند إعداد الخطة اليومية ينبغي أن يدرك الفرد حدود مقدار الوقت في يوم العمل الذي يمكن أن تجدول فيه المهام. فالمدير الذي يخطط لملء كل دقيقة من يوم العمل سيجد أن عدم المرونة في الجدول لا يمكن أن يجعله قادرا على إتباعه.
4. إن أي شخص في موقع إداري مهم يقوم بجدولة أكثر من نصف يومه يكون مغاليا.  فعلى الأقل يمكن أن نتوقع أن نصف وقت المدير سيقضيه في معالجة الأزمات والطوارئ وضغوط العمل اليومي في منظمة كبيرة.
5.  ينبغي أن ندرك أن 50% من يوم العمل يمكن جدولته بأعمال مختارة للإنجاز في خلال نصف اليوم، وفي نفس الوقت المخصص لها. فعلى سبيل المثال: إذا كانت هناك مهام مجدولة في خلال فترة ركود أو هدوء من اليوم وتأخذ وقتا اقل من نصف اليوم فان الذي يحدث هو إننا نمدد العمل ونتراخى حتى نملأ نصف اليوم المتاح لنا، هذا هو ما يؤدي بنا إلى اكتساب عادات سيئة في إدارة الوقت.  ينبغي الحفاظ على نفس الانضباط الحازم بالنسبة لاستخدام الوقت عندما توجد فترات ركود أو هدوء في سير العمل. هذه الإجراءات الوقائية ينبغي على المخطط تنفيذها حتى يمنع التجاوز في تمديد العمل والإبطاء فيه لملء الوقت المتاح

الجزء الخامس

 خامسا : مهارة التخطيط للتفاوض

• حيث يعتبر التخطيط للنشاط التفاوضي هو العمود الفقري لضمان فاعلية عملية التفاوض ذاتها , وتحقق الهدف منها علي أحسن وجه ممكن , وبما يضمن في نفس الوقت التقريب بين وجهات النظر بين كافة أطراف العملية التفاوضية . ولذلك فان هناك عدة مهارات أساسية لازمة للمدير أو رئيس القسم في مجال التخطيط التفاوضي واهم هذه المهارات هي :
• التحديد الدقيق لموضوع التفاوض
• التحديد الدقيق للهدف من عملية التفاوض
• دراسة الفرص المواتية والقيود الحالية وتلك المتوقعة وضع جدول زمني مناسب لعملية التفاوض

**  إذا توافر الذكاء واللباقة لدى المدير والقدرة علي التصرف أثناء ممارسة

عملية التفاوض فانه لاغني أبدا عن مهارة التخطيط للتفاوض  

سادسا : مهارة التخطيط للاجتماعات

حيث يعتمد نجاح الاجتماعات أو فشلها قبل أن تبدأ غالبا بوقت طويل , فهناك اجتماعات كثيرة لم تكن الحاجة إلي عقدها قائمة علي الإطلاق نتيجة لعدم التخطيط الدقيق لها أو نقص المهارة التخطيطية اللازم توافرها في المدير أو رئيس القسم في هذا الشأن كما أن هناك الكثير من الوقت الضائع في الاجتماعات , الذي يمكن التقليل منه كلما توافرت لدي المدير مهارة التخطيط  للاجتماعات .

  الأمور أو الخطوات  اللازمة عند تخطيط الاجتماعات :

وتلك الأمور أو الخطوات هي  :

1-  تحديد الهدف من الاجتماع : ( المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع )

• إن الاجتماعات تستغرق وقتا وجهدا كبيرا ، ولكن مع \"ذلك يدعو البعض إلى عقد اجتماع لأنهم لم يفكروا في البدائل المناسبة التي يمكن أن تعطي النتائج ذاتها\" أو لأنهم يرون إن جمع الأشخاص معا يمكن أن يكون عنصر راحة نفسية وأسلوبا معتادا في معالجة الأمور وتجنب تحمل المسؤولية الشخصية .
• وجود عدة أهداف للاجتماعات مثل : طرح بعض المعلومات أو تبادل الأفكار والآراء بشأن موضوعات محددة أو العمل على القيام ببعض التغييرات في طرق وأساليب العمل أو مناقشة بعض السياسات أو إعداد بعض التقارير حول موضوع معين أو توضيح بعض الأمور المرتبطة بالعمل أو الأفراد ، أو الحصول على تأييد بعض الأفراد لبعض الأفكار والمقترحات …. الخ ،
• وتؤكد النقطتين  السابقتين  على أهمية أن يفكر المدير مسبقا قبل الاجتماع ويسأل نفسه عن الغرض أو الهدف منه ؟ هل هو أنسب وسيلة لتحقيق الهدف ؟  
• تحديد من الذي سوف يدعى للاجتماع : ( المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع أو من ينيبه)

 يجب على المدير المسئول أن يفكر في تحديد ما إذا كان سوف يرأس الاجتماع بنفسه أم سوف ينيب شخصاً آخر عنه ، وفي كلا الحالتين يجب عليه  أن يتذكر أنه كلما قل عدد المشاركين كلما كان أفضل ، وان يتأكد كما    من توافر عدة شروط في الأعضاء المزمع دعوتهم لحضور الاجتماع أهمهما يلي :

أ) أن يكون ذا صلة بالموضوعات المطروحة للنقاش في الاجتماع

ب) أن تتوافر لديه الخبرة والإلمام بالموضوع .

ج) أن تتوافر لديه الرغبة والحافز للمشاركة في الاجتماع .

د)  أن يكون قادرا على العمل الجماعي .

ه)  ألا يكون من النوع الذي يفرض رأيه على الآخرين .

و)  ألا يكون من النوع الذي لا يستطيع التحدث أمام الآخرين( خجول وغير منفتح اجتماعيا ) .

ويضاف إلى الشروط السابقة بالنسبة للمدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع أو من يكلفه برئاسة الاجتماع ،أن يلم بخطوات ومبادئ إدارة الاجتماعات هو أن يكون فعالاً

وتفيد هذه الخطوة السابقة  : إرسال الدعوات والمعلومات للمدعوين للاجتماع قبل عقده بوقت كافي وبذلك يتمكنون من التحضير للاجتماع بشكل جيد ، واختيار وترتيب مكان الاجتماع .

1- إعداد جدول أعمال الاجتماع : ( رئيس الاجتماع والسكرتير)

• لجدول أعمال الاجتماع دور كبير جدا في إنجاح الاجتماع ،  على ألا يكون عبارة عن ورقة توزع على المشاركين قبل الاجتماع مثل البيانات التي توزع في الشوارع ، بل يجب أن يكون عبارة عن وثيقة عمل تعمل كدليل يبقي الجميع في مسار معين وتمنع استغراق اقل المواضيع أهمية بمعظم وقت الاجتماع ، كما يبين أن نقاط جدول الأعمال المثالي هي : الهدف من الاجتماع وتاريخه ومدته ومكان حدوثه ، وأسماء المشاركين فيه ، ومواضيع المناقشة الروتينية ، ومواضيع النقاش الصعبة أو القابلة للجدل ، وأي أعمال أخرى تستجد .
•  كما أن أهمية ترتيب الموضوعات في تناولها وفقا لأهميتها النسبية ، وتحديد وقت مناقشة كل موضوع ( إن أمكن ذلك ) .

 وعليه مراعاة القواعد التالية عند إعداد جدول أعمال الاجتماع :

أ) الاقتصار على الموضوعات ذات الصلة بالهدف من الاجتماع .

ب) مراعاة ما يعرفه الأفراد المشاركين عن الموضوعات المطروحة للنقاش .

 ج) العمل على عدم إطالة زمن الاجتماع قدر الإمكان ( تشير الدراسات إلى أن انتباه الأفراد وتركيزهم يمكن الحفاظ عليه إذا لم تزد المدة في المتوسط عن ساعتين ) .

  د) اختيار الوقت الملائم لعقد الاجتماع ( تشير الدراسات إلى أن الأفراد يكونون في حالة يقظة ذهنية بين الساعة التاسعة والنصف صباحا والساعة الثانية عشرة ظهرا أو – إذا تناولوا غذاء خفيفا – بين الساعة الثانية بعد الظهر والخامسة مساء ) .

1. اختيار وتنظيم قاعة الاجتماع : ( سكرتير الاجتماع تحت إشراف الرئيس)

يتطلب نجاح الاجتماعات توفر عدد من العوامل المهمة في مكان الاجتماع ، ومن تلك العوامل هي :

مناسبة حجم القاعة لعدد المشاركين، مناسبة ترتيب مائدة ومقاعد الاجتماعات ، توافر كافة الأجهزة والأدوات اللازمة لعرض الموضوعات ، توافر درجة الإضاءة والتهوية والحرارة الملائمة ، خطة وبطاقات تحدد أماكن جلوس المشاركين .وبخصوص شكل الاجتماع  ذلك يعتمد إلى حد كبير على الهدف من الاجتماع ، وان انسب شكلين هما الشكل الدائري والبيضاوي حيث يتيحان اكبر قدر من التفاعل بين المجتمعين . 

1. إعداد وإرسال الدعوة والمعلومات اللازمة للاجتماع : ( سكرتير الاجتماع تحت إشراف الرئيس)

 ويراعي أن يكون ذلك قبل موعد عقد الاجتماع بوقت كاف ، وان يرفق بها جدول أعمال الاجتماع .

 سابعا : مهارة التخطيط لتنمية روح الالتزام والإبداع لدي العاملين

• لاشك أن المدير العصري هو القادر علي جعل العاملين معه يؤدون متطلبات العمل بروح الالتزام وبفكر واع وعقل متفتح ومستعد للتطوير , وهذا يتطلب توافر مهارة عالية لديه في مجال التخطيط لتنمية روح الالتزام والإبداع وذلك من خلال الأتي :
• العمل علي تحقيق التجاوب والاقتناع من جانب العاملين بأهداف جهة العمل كأساس للالتزام بها
• العمل علي زيادة درجة مشاركة العاملين بما يضمن تنمية روح الالتزام
• تهيئة المناخ المناسب للأفكار الجديدة من خلال إتاحة الفرص للعاملين للتعبير عن اقتراحاتهم ودراستها.  إذا كانت  أنظمة وسياسات جهة العمل تتيح ذلك  ‎   
• بناء الاتصالات في جهة العمل علي أساس من الثقة والاحترام والاهتمام بالعلاقات ‎
• أن يكون المدير قدوة لمرؤوسيه في التفكير المتجدد ويشجع العاملين معه علي التفكير والإبداع ‎تشجيع المنافسة الايجابية بين العاملين .

      مبادئ التخطيط الجيد

 1-   مبادئ التخطيط الجيد

 الواقعية ،   الاستمرارية  ،   الشمول   ،   المرونة  ،   التنسيق  ،  المشاركة

الإرشادات الواجب مراعاتها في التخطيط  

*  الإرشادات التي تضمن تطبيق التخطيط الناجح

• مشاركة الأشخاص المناسبين في عملية التخطيط
• توثيق معلومات التخطيط
• أن تكون الخطة واضحة ومعرفة بشكل دقيق للجميع
• يجب أن يأخذ التخطيط في الاعتبار أراء ومشاكل المشاركين في التخطيط
•  المسئولية التامة والمسبقة عن التخطيط
•  مراجعة تقييم عملية التخطيط والخطة قبل التنفيذ